Thực hiện Quyết định số 3758/QĐ-UBND ngày 11/10/2017 của UBND tỉnh và Hướng dẫn số 1041/SNV-VTLT ngày 03/8/2018 của Sở Nội vụ về kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2017-2019; Cụm số 4 gồm các cơ quan: Sở Công thương, Sở Giao thông vận tải, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Sở Xây dựng, do Sở Giao thông vận tải làm Cụm trưởng đã tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2017-2019 tại các cơ quan trong Cụm từ ngày 06/8/2019 đến ngày 15/8/2019.
Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2017-2019 tại Sở Tài nguyên và Môi trường

Qua kiểm tra cho thấy, được sự quan tâm và chỉ đạo của lãnh đạo các Sở, công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian tại các cơ quan trong Cụm 4 dần đi vào nền nếp, tạo được sự chuyển biến tích cực trong nhận thức và nâng cao trách nhiệm của công chức, người lao động về công tác văn thư, lưu trữ; ban hành đầy đủ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan; tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh; cử công chức tham gia các lớp tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ của tỉnh tổ chức.
Công tác bố trí cán bộ văn thư, lưu trữ tại các Sở đảm bảo (01 công chức làm công tác văn thư và 01 công chức làm công tác lưu trữ), có trình độ phù hợp, có khả năng đảm nhiệm tốt công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan; các Sở đều có kho lưu trữ và trang bị đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ hoạt động văn thư, lưu trữ; hồ sơ được đựng trong các hộp và được xếp gọn gàng trên các kệ; thực hiện chế độ nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đúng quy định. Công tác soạn thảo, ban hành văn bản hành chính đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi theo đúng quy định; công tác tiếp nhận văn bản đến, phát hành văn bản đi được thực hiện trên phần mềm văn phòng điện tử và được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý. Ứng dụng có hiệu quả công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, giúp cho việc chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Sở kịp thời, tiết kiệm chi phí phô tô; các Sở đã thực hiện ký số trên văn bản điện tử và chủ động giời thiệu tài liệu lưu trữ trên Trang thông tin điện tử cơ quan giúp cho việc tra cứu, sử dụng, khai thác tài liệu được thuận lợi.
Nhờ thực hiện tốt các chỉ tiêu đề ra trong công tác văn thư, lưu trữ, 5/5 đơn vị được đoàn kiểm tra xếp loại A, trong đó có 3 đơn vị đạt 970/1000 điểm (Sở Giao thông vận tải, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng), 01 đơn vị đạt 950/1000 điểm (Sở Công Thương) và 01 đơn vị đạt 910/1000 điểm (Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn). Tại buổi họp tổng kết ngày 20/8/2019, các đơn vị đã thống nhất đề nghị Sở Nội vụ tổng hợp và đề xuất UBND tỉnh xem xét, khen thưởng đối với Sở Giao thông vận tải, cơ quan có sự chuyển biến vượt bậc trong công tác văn thư, lưu trữ trong giai đoạn 2017-2019./.

Tác giả bài viết: Võ Thừa Thắng - VP