Ngày 08/8/2019, UBND tỉnh ban hành quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Định tại Quyết định số 43/2019/QĐ-UBND
Ảnh minh họa
Quy chế này gồm 6 chương, 28 điều; quy định về hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Định; công tác quản lý, khai thác và sử dụng văn bản điện tử; quản lý, duy trì phần mềm quản lý văn bản; các điều kiện đảm bảo cho hoạt động gửi, nhận văn bản điện tử. Quy chế này không áp dụng đối với việc gửi, nhận, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
Quy chế này áp dụng đối với các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố, UBND xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Bình Định (gọi chung là các cơ quan, đơn vị, địa phương). Các cơ quan, tổ chức khác có liên quan đến hoạt động gửi, nhận văn bản với các sở, ban, ngành, địa phương, nếu đáp ứng hạ tầng kỹ thuật, công nghệ để áp dụng, được thực hiện theo quy định tại Quy chế này.
Việc gửi, nhận văn bản điện tử phải đảm bảo 05 nguyên tắc: 1. Các cơ quan phải sử dụng phần mềm quản lý văn bản để gửi, nhận văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan và giữa các cơ quan với nhau thông qua Trục liên thông văn bản; 2. Các cơ quan tham gia gửi, nhận văn bản điện tử phải thực hiện đúng nguyên tắc quy định tại Điều 5 Luật Giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, công nghệ thông tin, viễn thông, văn thư, lưu trữ; 3. Các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước không phát hành văn bản giấy đến Bên nhận khi gửi văn bản điện tử, trừ các văn bản sau: a. Văn bản gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo quy định tại Quy chế làm việc của Chính phủ; b. Văn bản theo Danh mục do người đứng đầu sở, ban ngành, địa phương quy định; 4. Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó không đảm bảo các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời Bên nhận phản hồi cho Bên gửi được biết thông qua Hệ thống; 5. Tuân thủ các yêu cầu về an ninh, an toàn thông tin theo quy định của pháp luật.
Việc quản lý văn bản đến phải đảm bảo 05 nguyên tắc và yêu cầu: 1. Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống; 2. Số đến của một văn bản đến là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đến của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản; 3. Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ; 4. Xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản; 5. Giải quyết văn bản đến kịp thời, đúng thời hạn quy định.
Việc quản lý văn bản đi phải đảm bảo 05 nguyên tắc và yêu cầu: 1. Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống; 2. Số của một văn bản đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi của cơ quan, tổ chức; 3. Xác nhận văn bản đi được gửi đến đúng địa chỉ cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết; 4. Bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng; 5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trừ yếu tố thể thức và ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 12, Điều 13 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 19 tháng 8 năm 2019, các quy định sau sẽ hết hiệu lực, bao gồm: Điều 8 Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống Văn phòng điện tử liên thông trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Định ban hành theo Quyết định số 36/2016/QĐ-UBND ngày 08/7/2016 của UBND tỉnh Bình Định. Các Điều 4, 7, 8, 9 Quy chế quản lý, sử dụng chứng thư số và chữ ký số trong các cơ quan nhà nước tỉnh Bình Định ban hành theo Quyết định số 13/2017/QĐ-UBND ngày 29/3/2017 của UBND tỉnh Bình Định.
Xem chi tiết nội dung Quyết định số 43/2019/QĐ-UBND

Tác giả bài viết: Võ Thừa Thắng - VP