Ngày 24/01/2019, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Thông tư gồm 4 chương, 14 điều và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10/3/2019
Ảnh minh họa
Thông tư quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ (sau đây gọi là cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ) hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Thông tư này áp dụng đối với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014 (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). Khuyến khích các cơ quan, tổ chức không thuộc Khoản 1 Điều này và cá nhân áp dụng các quy định tại Thông tư này.
Về thiết kế cấu trúc dữ liệu thông tin đầu vào phải đảm bảo 03 nguyên tắc: 1. Bảo đảm thống nhất với tiêu chuẩn thông tin đầu vào của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức; 2. Phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 và tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông; 3. Bảo đảm việc trao đổi dữ liệu giữa Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử với Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Lưu trữ cơ quan.
Về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ: 1. Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy: a. Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên; b. Ảnh màu; c. Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi; d. Tỷ lệ số hóa: 100%; đ. Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa - Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu; - Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png); - Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601); e) Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm; 2. Tài liệu ảnh: a. Định dạng: JPEG; b. Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi; 3. Tài liệu phim ảnh: a. Định dạng: MPEG-4, .avi, .wmv; b. Bit rate tối thiểu: 1500 kbps; 4. Tài liệu âm thanh: a. Định dạng: MP3, .wma; b. Bit rate tối thiểu: 128 kbps; 5. Dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hình thành từ Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được đóng gói theo tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông; 6. Dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục I Thông tư này; 7. Biên mục, cập nhật nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục II Thông tư này.
Việc bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải dảm bảo: 02 nguyên tắc: 1. Bảo đảm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ; 2. Bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Và 05 yêu cầu: 1. Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông; 2. Không chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; 3. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập. Việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn; 4. Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu; 5. Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi.
Ngoài ra, Thông tư cũng quy định về việc Kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; Sao lưu phần mềm và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; Phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; Bảo đảm an toàn cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ .
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 3 năm 2019.
Xem chi tiết nội dung Thông tư 02/2019/TT-BNV
 

Tác giả bài viết: Võ Thừa Thắng - VP